Как работать с Microsoft Power BI: основы анализа данных и визуализации

На этом этапе появляется необходимость в инструментах анализа данных и визуализации. Один из самых популярных таких инструментов Microsoft Power BI. Его используют, когда стандартных таблиц Excel уже недостаточно, а отчеты нужно обновлять регулярно и делать удобными для команды и руководства.

Power BI помогает объединять данные из разных источников, обрабатывать их, рассчитывать показатели и превращать в интерактивные отчеты и дашборды. Именно поэтому этот инструмент все чаще изучают аналитики, маркетологи и специалисты, которые работают с цифрами и отчетностью.

В этой статье разберемся, что такое Power BI, для кого он подходит и где применяется на практике, без сложной терминологии и перегруженных технических деталей.

Power BI — это инструмент Microsoft для анализа данных, создания отчетов и визуализации информации. Его используют, когда нужно работать не просто с отдельными таблицами, а с данными из разных источников, регулярно обновлять отчеты и показывать результаты в наглядном виде.
При этом Power BI не заменяет Excel, а логично его дополняет. Excel остается базовым инструментом для работы с таблицами, ручных расчетов и первичной подготовки данных. Именно поэтому на курсах эти инструменты обычно изучают вместе.

Excel удобен для:

• работы с отдельными файлами и таблицами
• первичного анализа данных
• простых расчетов и формул

Power BI используют дальше, когда:

• данных становится много
• таблиц несколько, и их нужно объединять
• отчеты нужно обновлять автоматически
• результаты должны быть понятны другим пользователям

На практике работа часто выглядит так: данные подготавливают или выгружают в Microsoft Excel, а затем загружают в Power BI desktop для анализа данных, расчета метрик и создания интерактивных отчетов. Такой подход позволяет быстрее перейти от сырых данных к визуальному отчету, который можно использовать для принятия решений.
Именно поэтому на обучении Power BI почти всегда изучают в связке с Excel, так проще понять логику работы с данными и быстрее получить практический результат.

Power BI используют специалисты, которые регулярно работают с данными и показателями. Инструмент применяется в аналитике, маркетинге, финансах и управлении — в тех задачах, где важно не просто собрать данные, а понять, что за ними стоит, и представить результат в виде наглядных отчетов.

В маркетинге и продуктовых командах Power BI Service применяют для анализа эффективности каналов, воронок и поведения пользователей. Маркетолог использует отчеты для оценки кампаний и сравнения периодов, а продакт-менеджер для анализа продуктовых метрик и принятия решений на основе данных. Интерактивные визуализации позволяют быстро находить точки роста и проблемы.

В финансовых задачах панель используют для анализа доходов и расходов, план-факт отчетов и контроля показателей. Финансовый аналитик может работать с данными из Excel или учетных систем, а руководитель — смотреть готовые дашборды без погружения в таблицы. Это упрощает контроль и делает отчеты понятными для разных пользователей.

В управлении и проектной деятельности работы с Power BI нужны для мониторинга KPI, статуса задач и прогресса команд. Project-менеджер и руководитель используют отчеты, чтобы быстро оценить ситуацию и принять решение, опираясь на актуальные данные, а не на разрозненные файлы.
Использование Power BI подходит тем, кто работает с отчетами, анализирует показатели и принимает решения на основе данных. Именно поэтому его изучают аналитики, маркетологи, product-менеджеры, финансовые специалисты и руководители — в тех областях, где данные напрямую влияют на результат.

Работа с Power BI обычно начинается в программе Power BI Desktop, которую устанавливают через Microsoft Store. Именно здесь происходит основной процесс: подключение к данным, их обработка и создание отчетов. Power BI состоит из нескольких компонентов, но для начала работы достаточно Desktop-версии, которая подходит для локального анализа и подготовки отчетов.

• На первом этапе специалист подключается к источникам данных. Power BI позволяет импортировать данные из Excel, файлов CSV и TXT, а также подключаться к SQL-базам и другим источникам данных. Эти данные загружаются в модель и становятся данными в Power BI, с которыми дальше можно работать. Такой подход удобен, когда данные находятся в разных системах и их нужно собрать в одном месте.
• После подключения начинается этап обработки исходных данных. Здесь используют Power Query — инструмент, с помощью которого настраивают запросы Power Query, выполняют преобразование данных, очищают таблицы, изменяют структуру столбцов и подготавливают данные для анализа. Power Query позволяет работать с данными с помощью наглядных шагов, без программирования, что упрощает начало работы.
• Далее выстраивается модель данных. На этом этапе настраивают таблицы, столбцы и устанавливают связи между ними, в том числе с использованием логики Power Pivot. Корректная модель данных позволяет объединять данные из различных источников и использовать их в отчетах и визуализациях без ошибок.
• Для расчетов применяют язык DAX. С его помощью создают вычисления, функции и формулы, добавляют вычисляемые столбцы и меры, рассчитывают метрики и показатели. Эти расчеты затем используют в визуализациях и отчетах, чтобы анализ данных был не просто визуальным, а содержательным.
• После подготовки данных и расчетов переходят к созданию отчетов и информационных панелей. Power BI предлагает набор визуальных элементов: графики, таблицы, текстовые блоки, которые позволяют визуализировать данные и создавать интерактивные отчеты. Пользователь может фильтровать данные, менять параметры анализа и работать с отчетами в удобном формате.
• Завершающим этапом станет работа с отчетами в службе Power BI. Готовые отчеты публикуют в Power BI Service, где они становятся доступными в облачном формате, в том числе через мобильные приложения Power BI. Здесь можно предоставлять общий доступ, настраивать обновление данных и использовать отчеты для командной работы. В результате отчеты регулярно обновляются, а данные остаются актуальными без ручной загрузки.

Новички часто загружают данные в Power BI Desktop и сразу начинают строить графики и таблицы. В результате отчеты выглядят красиво, но показатели считаются некорректно, а данные сложно анализировать.
Работу с Power BI стоит начинать с обработки исходных данных. Используйте Power Query для очистки, преобразования данных и настройки запросов. Подготовленные данные проще анализировать, а отчеты в Power BI становятся стабильными и понятными.

Иногда Power BI применяют как обычную таблицу: без модели данных, связей и логики расчетов. Это ограничивает возможности анализа и делает отчеты громоздкими.
Power BI предлагает работу с моделями данных. Важно правильно настроить таблицы, столбцы и устанавливать связи между ними. Это позволяет объединять данные из различных источников и использовать их в аналитике и визуализациях без дублирования.

Часто расчеты пытаются выполнить на этапе загрузки данных или прямо в таблицах, вместо использования встроенных возможностей анализа.
Для вычислений и метрик предназначен язык DAX. С его помощью создают функции и формулы, вычисляемые столбцы и меры. Такой подход делает расчеты гибкими и позволяет использовать их в разных отчетах и визуальных элементах.

Желание показать все сразу приводит к перегруженным дашбордам, где сложно найти ключевые показатели.
Отчеты в Power BI должны решать конкретную задачу. Используйте визуализации осознанно: графики, таблицы и текстовые элементы должны помогать анализу, а не отвлекать от него. Лучше несколько понятных отчетов, чем один перегруженный.

Иногда отчет делают «для себя», а затем публикуют его для команды или руководства без адаптации.
Перед тем как публиковать отчеты в службе Power BI, стоит учитывать аудиторию. В Power BI Service удобно предоставлять общий доступ, настраивать фильтры и использовать отчеты как интерактивный инструмент для других пользователей, в том числе в облачном и мобильном формате.

Power BI — это инструмент для тех, кто работает с данными и хочет получать из них понятные и полезные отчеты. Его используют, когда обычных таблиц уже недостаточно: данных становится больше, источников несколько, а отчеты нужно регулярно обновлять и показывать другим пользователям.
На практике работа с Power BI строится как последовательный процесс: подключение к данным, их обработка с помощью Power Query, выстраивание модели данных, расчет показателей на языке DAX и создание интерактивных отчетов и информационных панелей. Такой подход позволяет автоматизировать аналитику и сократить ручную работу.
Именно поэтому Power BI часто изучают на курсах вместе с Excel. Excel помогает разобраться в структуре данных, подготовить таблицы и выполнить базовые расчеты, а Power BI — объединить данные из разных источников, визуализировать показатели и превратить их в удобный инструмент для анализа и принятия решений. Такой подход позволяет выстроить целостное понимание работы с данными, от таблицы до интерактивного отчета.
В Digital Skills Academy эти инструменты изучают в связке. Курс Excel + Power BI для анализа данныхпостроен на практических задачах и подходит как для начинающих пользователей, так и для специалистов, которые уже работают с данными и хотят систематизировать знания, автоматизировать отчетность и повысить уровень аналитических навыков.